Dòng tiền là vua – Công nợ là “cục máu đông”
Trong kinh doanh, lợi nhuận là ý tưởng, nhưng dòng tiền mới là thực tế. Một doanh nghiệp có thể báo lãi hàng trăm triệu mỗi tháng nhưng vẫn phá sản nếu không thu được tiền về. Tại Việt Nam, tình trạng “bán hàng thì nhanh, thu tiền thì chậm” là nỗi đau chung của SMEs. Trung bình, thời gian thu hồi công nợ của doanh nghiệp nhỏ Việt Nam là 45-60 ngày – đủ lâu để làm “ngạt thở” dòng tiền.
Quy trình 5 bước quản trị công nợ chuyên nghiệp
Bước 1 – Chính sách tín dụng rõ ràng ngay từ đầu: Quy định cụ thể: khách hàng nào được nợ, hạn mức nợ bao nhiêu, thời hạn thanh toán bao lâu. Với khách mới, bắt đầu bằng thanh toán trước 50-100%. Với khách quen, có thể nới dần hạn mức. Mọi chính sách phải được ký xác nhận, không “thỏa thuận miệng”.
Bước 2 – Hợp đồng chặt chẽ: Mọi giao dịch phải có hợp đồng hoặc ít nhất là đơn đặt hàng có chữ ký. Trong hợp đồng cần ghi rõ: thời hạn thanh toán, phạt chậm thanh toán (nên ở mức 0,03-0,05%/ngày – tương đương lãi suất cho vay thương mại), điều khoản ngừng cung cấp hàng/dịch vụ khi quá hạn.
Bước 3 – Theo dõi sát sao, tự động hóa nhắc nợ: Dùng phần mềm kế toán (MISA, Fast Accounting) để theo dõi tuổi nợ. Thiết lập nhắc nhở tự động: 7 ngày trước hạn (nhắc thân thiện), 1 ngày sau hạn (nhắc nghiêm túc), 7 ngày sau hạn (gọi điện trực tiếp), 30 ngày sau hạn (ngừng cung cấp, xem xét pháp lý).
Bước 4 – Chính sách chiết khấu thanh toán sớm: “Trả ngay giảm 2%” hay “thanh toán trong 7 ngày được chiết khấu 1,5%”. Chi phí chiết khấu này rẻ hơn nhiều so với lãi vay ngân hàng để bù đắp dòng tiền thiếu hụt. Đây là win-win: khách được giảm giá, bạn có tiền ngay.
Bước 5 – Xử lý nợ xấu dứt khoát: Phân loại nợ theo tuổi: dưới 30 ngày (bình thường), 30-60 ngày (cần chú ý), 60-90 ngày (nợ khó đòi), trên 90 ngày (nợ xấu). Với nợ trên 60 ngày, cần có kế hoạch thu hồi cụ thể: gặp mặt trực tiếp, đề xuất lộ trình trả nợ, cân nhắc pháp lý nếu cần.
“Bẫy” công nợ phổ biến
- Cho khách hàng lớn nợ quá nhiều vì “sợ mất mối” – rủi ro tập trung có thể giết chết doanh nghiệp nếu một khách hàng lớn vỡ nợ.
- Không tách bạch vai trò bán hàng và thu nợ – nhân viên bán hàng thường ngại đòi nợ vì sợ mất lòng khách.
Lời khuyên hành động: Hôm nay, hãy mở báo cáo công nợ của doanh nghiệp. Lập danh sách top 10 khách hàng nợ nhiều nhất và tuổi nợ của từng người. Gọi điện ngay cho những khách hàng đã quá hạn trên 30 ngày. Một cuộc gọi có thể mang về hàng chục triệu đồng – đủ để trả lương tháng này cho nhân viên.