Đối với đại đa số chủ doanh nghiệp, tăng trưởng doanh thu luôn là mối bận tâm hàng đầu. Tuy nhiên, có một con đường tăng lợi nhuận nhanh và chắc chắn hơn mà nhiều người bỏ qua: tối ưu chi phí vận hành. Điều thú vị là mỗi đồng tiết kiệm được từ chi phí sẽ trở thành lợi nhuận ròng trực tiếp, trong khi mỗi đồng tăng doanh thu thường chỉ mang lại 10–20% lợi nhuận ròng sau khi trừ đi giá vốn và các chi phí liên quan. Nói cách khác, tiết kiệm 1 đồng chi phí tương đương với việc tăng 5–10 đồng doanh thu.

Chiến lược đầu tiên trong tối ưu chi phí là phân tích cơ cấu chi phí hiện tại. Hãy lập bảng tổng hợp tất cả các khoản chi trong 12 tháng qua, phân loại thành chi phí cố định (mặt bằng, lương cơ bản, khấu hao) và chi phí biến đổi (nguyên vật liệu, hoa hồng, vận chuyển). Từ đó, xác định 5 khoản chi lớn nhất và tập trung tối ưu vào chúng. Nguyên tắc Pareto (80/20) trong quản trị chi phí cho thấy 80% chi phí thường tập trung vào 20% hạng mục. Giảm 10% chi phí ở những hạng mục lớn này sẽ có tác động mạnh hơn rất nhiều so với việc cắt giảm 50% ở những hạng mục nhỏ.

Chiến lược thứ hai là tái đàm phán hợp đồng với nhà cung cấp. Trong môi trường kinh tế ổn định khi lạm phát Việt Nam được kiểm soát ở mức 3–3,5%, doanh nghiệp có lợi thế để đàm phán giá tốt hơn. Hãy yêu cầu báo giá từ ít nhất 3 nhà cung cấp cho mỗi hạng mục chi phí lớn. Đừng ngại đề xuất các điều khoản có lợi như chiết khấu theo sản lượng, thanh toán dài hạn hơn, hoặc gộp nhiều đơn hàng để được giá tốt hơn. Một cuộc khảo sát của Hiệp hội Doanh nghiệp TP. Hồ Chí Minh cho thấy các doanh nghiệp thực hiện tái đàm phán định kỳ hàng năm tiết kiệm được trung bình 8–12% chi phí mua hàng.

Chiến lược thứ ba là áp dụng công nghệ và tự động hóa. Trong bối cảnh chuyển đổi số đang diễn ra mạnh mẽ tại Việt Nam, các giải pháp phần mềm quản lý doanh nghiệp đã trở nên dễ tiếp cận hơn bao giờ hết. Một phần mềm kế toán tự động có thể giảm 50–70% thời gian xử lý chứng từ, trong khi hệ thống quản lý kho thông minh giúp giảm 15–30% chi phí tồn kho. Thậm chí, việc sử dụng chatbot AI cho dịch vụ khách hàng có thể giảm 30–40% chi phí nhân sự chăm sóc khách hàng mà vẫn đảm bảo phản hồi 24/7. Điều quan trọng là phải tính toán kỹ bài toán ROI (lợi tức đầu tư) trước khi quyết định áp dụng bất kỳ công nghệ nào.

Chiến lược thứ tư là tối ưu chi phí nhân sự – nhưng không phải bằng cách cắt giảm lương hay sa thải. Thay vào đó, hãy tập trung vào việc nâng cao năng suất lao động. Đào tạo đa kỹ năng cho nhân viên để một người có thể đảm nhận nhiều vai trò; áp dụng chế độ lương theo hiệu suất (KPI) thay vì lương cố định thuần túy; và khuyến khích làm việc từ xa đối với các vị trí phù hợp – giúp tiết kiệm chi phí văn phòng và tăng sự hài lòng của nhân viên. Theo một nghiên cứu của Tổ chức Lao động Quốc tế (ILO), năng suất lao động Việt Nam tuy đã cải thiện nhưng vẫn còn khoảng cách đáng kể so với các nước trong khu vực, đồng nghĩa với dư địa cải thiện còn rất lớn.

Một lưu ý quan trọng: tối ưu chi phí khác với cắt giảm chi phí một cách mù quáng. Có những khoản chi “tốt” cần được duy trì hoặc thậm chí tăng lên, như chi phí nghiên cứu phát triển (R&D), đào tạo nhân sự chủ chốt, hay marketing xây dựng thương hiệu. Cắt giảm những khoản này có thể tiết kiệm chi phí ngắn hạn nhưng sẽ làm suy yếu năng lực cạnh tranh dài hạn của doanh nghiệp.

Hãy biến tối ưu chi phí thành một quy trình liên tục, không phải dự án một lần. Lập chỉ tiêu giảm chi phí vận hành 3–5% mỗi năm và giao trách nhiệm cụ thể cho từng trưởng bộ phận. Khi toàn bộ tổ chức cùng hướng đến mục tiêu hiệu quả, những đồng tiền tiết kiệm được sẽ tạo ra nguồn lực đáng kể để tái đầu tư vào tăng trưởng – vòng quay lành mạnh mà mọi chủ doanh nghiệp đều mong muốn.

—