15% – Con số khiến doanh nghiệp Việt giật mình
Theo số liệu từ Bộ Kế hoạch và Đầu tư, chỉ khoảng 15% doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Việt Nam đang sử dụng phần mềm kế toán chuyên nghiệp. 85% còn lại vẫn đang quản lý tài chính bằng Excel, sổ sách viết tay, hoặc kết hợp cả hai theo cách “chắp vá”. Trong khi đó, chuyển đổi số quản trị tài chính có thể giúp doanh nghiệp tiết kiệm tới 30% chi phí vận hành – một con số không nhỏ khi biên lợi nhuận của phần lớn SMEs Việt Nam chỉ dao động từ 5-15%.
Câu hỏi đặt ra là: điều gì đang cản trở doanh nghiệp Việt Nam chuyển đổi số quản trị tài chính? Và làm thế nào để vượt qua những rào cản đó một cách hiệu quả, tránh gián đoạn hoạt động trong quá trình chuyển đổi?
Những “điểm đau” của quản trị tài chính thủ công
Thứ nhất, sai sót và chậm trễ. Nhập liệu thủ công trên Excel không chỉ tốn thời gian mà còn tiềm ẩn rủi ro sai sót rất cao. Một con số nhập sai vị trí, một công thức Excel bị đứt gãy, và báo cáo tài chính trở nên thiếu tin cậy. Với doanh nghiệp có hàng trăm giao dịch mỗi tháng, việc đối chiếu và phát hiện lỗi trở thành ác mộng.
Thứ hai, thiếu dữ liệu thời gian thực. Khi chủ doanh nghiệp hỏi “dòng tiền tuần này thế nào?” hay “công nợ phải thu đến đâu rồi?”, kế toán cần vài giờ – thậm chí vài ngày – để tổng hợp báo cáo. Trong khi đó, quyết định kinh doanh cần được đưa ra nhanh chóng. Thiếu dữ liệu thời gian thực đồng nghĩa với việc doanh nghiệp “lái xe trong sương mù”.
Thứ ba, khó khăn trong tuân thủ và minh bạch hóa. Với yêu cầu ngày càng cao về hóa đơn điện tử (đã bắt buộc từ tháng 7/2022, hiện 90% doanh nghiệp đã áp dụng), báo cáo thuế điện tử, và chuẩn mực kế toán, việc quản lý thủ công khiến doanh nghiệp luôn trong tình trạng “chạy theo” quy định thay vì chủ động tuân thủ.
Lộ trình chuyển đổi số 3 bước cho doanh nghiệp SMEs
Bước 1: Chuẩn hóa dữ liệu nền tảng. Trước khi nghĩ đến phần mềm, doanh nghiệp cần có một hệ thống danh mục chuẩn: danh mục khách hàng, nhà cung cấp, hàng hóa, tài khoản kế toán. Dữ liệu “bẩn” đưa vào phần mềm sẽ tạo ra “rác” đầu ra. Hãy dành 2-4 tuần để làm sạch và chuẩn hóa toàn bộ dữ liệu hiện có.
Bước 2: Lựa chọn giải pháp phần mềm phù hợp với quy mô. Với doanh nghiệp siêu nhỏ (dưới 10 nhân viên, dưới 100 giao dịch/tháng), các phần mềm kế toán đám mây chi phí thấp là lựa chọn hợp lý. Với doanh nghiệp vừa (50-200 nhân viên), cần một hệ thống quản trị tài chính tổng thể, tích hợp được với các bộ phận khác như bán hàng, mua hàng, kho. Tiêu chí lựa chọn quan trọng là: giao diện tiếng Việt, tuân thủ chuẩn mực kế toán Việt Nam, và có khả năng nâng cấp khi doanh nghiệp phát triển.
Bước 3: Vận hành song song và chuyển đổi dần. Sai lầm phổ biến là “cắt” hoàn toàn hệ thống cũ ngay khi triển khai hệ thống mới. Cách làm an toàn là vận hành song song trong 1-2 tháng đầu: vừa dùng phần mềm mới, vừa duy trì sổ sách cũ để đối chiếu. Khi đã tự tin về độ chính xác, mới chính thức chuyển đổi hoàn toàn.
Tiết kiệm 30% chi phí đến từ đâu?
Con số 30% tiết kiệm chi phí vận hành tài chính đến từ nhiều nguồn cộng hưởng: giảm thời gian nhập liệu và đối chiếu thủ công (tiết kiệm nhân lực), giảm sai sót dẫn đến phạt thuế hoặc thất thoát, tự động hóa quy trình phê duyệt chi tiêu giúp kiểm soát ngân sách chặt chẽ hơn, và khả năng phân tích dữ liệu tài chính giúp chủ doanh nghiệp nhìn thấy những “điểm rò rỉ” chi phí mà trước đây bị ẩn trong đống sổ sách thủ công.
Thị trường fintech Việt Nam được dự báo đạt 18 tỷ USD vào năm 2028, phản ánh xu hướng chuyển đổi số không thể đảo ngược. Doanh nghiệp nào chần chừ sẽ bị bỏ lại phía sau. DFS Group đồng hành cùng doanh nghiệp trong hành trình số hóa quản trị tài chính với triết lý minh bạch và bền vững – bởi chúng tôi tin rằng một nền tảng tài chính số vững chắc chính là bệ phóng cho mọi chiến lược tăng trưởng dài hạn.